'Wat als mijn opdracht gaat schuiven?'

img

'Wat als mijn opdracht gaat schuiven?'

Een interim opdracht is in veel gevallen geen rechte weg van A naar B. Omstandigheden in de uitvoering, maar ook veranderingen in de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever kunnen onverwachte wendingen in de uitvoering van het traject veroorzaken. Een goede start is het halve werk..

Voor de ervaren interim-manager is het aanvaarden en uitvoeren van een interim-management opdracht over het algemeen gesneden koek. Tijdens een eerste kennismakingsgesprek wordt de opdracht uit de doeken gedaan en worden - als interim-manager en opdrachtgever met elkaar in zee gaan - afspraken gemaakt over tarief, duur en tijdsbesteding. De mate waarin ook de opdracht en de verwachtingen omtrent de uitvoering hiervan worden vastgelegd, verschilt nog wel eens.

Een goede start is essentieel

Het moment waarop de afspraken worden gemaakt is cruciaal. Dat is het moment waarop je als interim-manager de verwachtingen van je opdrachtgever goed kunt managen. Een goede start met een realistisch uitvoerbare opdracht is essentieel. Afspraken over een analyse en plan van aanpak na een aantal weken kunnen de inrichting van je opdracht nog verder ondersteunen en geven jou en je opdrachtgever het beste vertrekpunt voor een succesvol traject.

Tot zover is de opdracht goed in de stijgers gezet en kan met veel enthousiasme en hoge verwachtingen worden gestart. Als je hebt afgesproken om na een week of vier een plan van aanpak op te leveren, is dat een mooi moment om de klokken nog even gelijk te zetten. Wat heb je tot dusver gezien en hoe ga je het concreet verder aanpakken?

Maar wat nou als je een en ander wat minder duidelijk hebt afgesproken en vastgelegd? In veel gevallen zal het gewoon zijn beloop hebben en neem je aan het einde van je opdracht in goede verstandhouding afscheid. Maar heb je je opdracht naar verwachting uitgevoerd? Ben je met de opdrachtgever op het punt uitgekomen waar je bij aanvaarding van de opdracht over gesproken hebt? Zijn jullie beiden tevreden? Heb je e.e.a. bij de start niet zo helder vastgelegd, dan zijn deze vragen best spannend. Is dat wel het geval, dan zal dit voor jullie beiden geen verrassing zijn.

Voorkom dat je op een zijspoort belandt

Maar het kan nog wat complexer worden. Het komt geregeld voor dat een opdracht gedurende de uitvoering wordt bijgesteld, bewust of onbewust. En juist dat laatste is gevaarlijk, ook als bijstelling het gevolg is van een enthousiaste opdrachtgever die graag nog breder gebruik wil maken van je expertise. Zijn de afspraken niet voldoende concreet vastgelegd, dan loop je het risico dat de oorspronkelijke verwachtingen niet worden waargemaakt en ben je ongewild en onbedoeld op een zijspoor beland. Dit leidt tot teleurstelling aan beide kanten.

Zijn de afspraken wel goed vastgelegd, maak daar dan gebruik van, bespreek met je opdrachtgever de oorspronkelijke afspraken en kijk gezamenlijk wat er veranderd moet worden en welke nieuwe doelen er moeten worden gedefinieerd. En, niet onbelangrijk, hoe die passen binnen de afgesproken tijdsbesteding en looptijd.

Comfortabele rolverdeling

Voor een bureau als de Veghte is dit een vanzelfsprekendheid. Goede afspraken maken omtrent resultaten en tijdspad en vervolgens het proces hiertegen afzetten en waar nodig gezamenlijk bijsturen, is een belangrijk aspect van onze dienstverlening, zowel naar de opdrachtgever als naar de door ons ingezette interim-manager. De rolverdeling die in dit geval bestaat, is voor de interim-manager ook een comfortabele. Hij/zij kan het managen van de richting, omvang en inhoud van zijn opdracht aan het bureau overlaten en zich concentreren op de uitvoering.

Wellicht is het voorgaande herkenbaar en hebben goede en minder goede ervaringen je wijzer gemaakt of tenminste aan het denken gezet. Wij spreken je graag hierover. Zo kunnen we ervaringen delen en waar mogelijk van elkaar leren.