‘Wat als de interim opdracht gaat schuiven?’
Een interim opdracht is in veel gevallen geen rechte weg van A naar B. Omstandigheden in de uitvoering, maar ook veranderingen in de wensen en verwachtingen van de opdrachtgever kunnen onverwachte wendingen in de uitvoering van het traject veroorzaken. Een goede start is het halve werk..
Voor de ervaren interim-manager is het aanvaarden en uitvoeren van een interim-management opdracht over het algemeen gesneden koek. Tijdens een eerste kennismakingsgesprek wordt de opdracht uit de doeken gedaan en worden -indien men met elkaar in zee gaat- de afspraken gemaakt over tarief, duur en tijdsbesteding. De mate waarin ook de opdracht en de verwachtingen omtrent de uitvoering hiervan worden vastgelegd, verschilt nog wel eens.
Een goede start is essentieel
Het moment waarop de afspraken worden gemaakt is cruciaal, dat is het moment waarop je met elkaar de verwachtingen bespreekt en de opdracht definieert. Een goede start met een realistisch uitvoerbare opdracht is essentieel. Afspraken over een analyse en plan van aanpak na een aantal weken kunnen de inrichting van de opdracht nog verder ondersteunen en geven de opdrachtgever en de interim-manager het beste vertrekpunt voor een succesvol traject.
Tot zover is de opdracht goed in de stijgers gezet en kan met veel enthousiasme en hoge verwachtingen gestart worden. Als je met elkaar hebt afgesproken om na een week of 4 een plan van aanpak op te leveren, is dat een mooi moment om de klokken nog even precies gelijk te zetten. Wat heeft de interim-manager tot dusver gezien en hoe gaan we het concreet verder aanpakken?
Maar wat nou als één en ander wat minder duidelijk is afgesproken en vastgelegd? In veel gevallen zal het gewoon zijn beloop hebben en neemt de interim-manager aan het einde van de opdracht in goede verstandhouding afscheid. Maar is de opdracht naar verwachting uitgevoerd, ben je met elkaar op het punt uitgekomen, waar je bij aanvaarding van de opdracht samen over gesproken hebt? Zijn jullie beiden tevreden? Heb je e.e.a. bij de start niet zo helder vastgelegd dan zijn deze vragen best spannend. Was dat wel het geval, dan zal dit voor jullie beiden geen verrassing zijn.
Voorkom dat de interim-manager op een zijspoor belandt
Het kan zelfs nog wat complexer worden. Het komt geregeld voor dat een opdracht gedurende de uitvoering bijgesteld wordt, bewust of onbewust. En juist dat laatste is gevaarlijk, ook als bijstelling het gevolg is van een enthousiaste opdrachtgever die graag nog breder gebruik wil maken van de externe denkkracht van de interim-manager. Zijn de afspraken niet voldoende concreet vastgelegd, dan ontstaat risico dat de oorspronkelijke verwachtingen niet worden waar gemaakt en is de interim-manager ongewild en onbedoeld op een zijspoor belandt. Dit leidt tot teleurstelling aan beide kanten. Zijn de afspraken wel goed vastgelegd, maak daar dan gebruik van, bespreek met regelmaat de oorspronkelijk gemaakte afspraken en kijk gezamenlijk wat er veranderd moet worden en welke nieuwe doelen er gedefinieerd moeten worden en niet onbelangrijk; hoe het past binnen de afgesproken tijdsbesteding en looptijd.
Comfortabele rolverdeling
Voor een bureau als de Veghte is dit een vanzelfsprekendheid, hier ligt een belangrijk aspect van haar toegevoegde waarde. Goede afspraken maken omtrent resultaten en tijdspad en vervolgens het proces hiertegen afzetten en waar nodig gezamenlijk bijsturen, is een belangrijk aspect van onze dienstverlening, zowel naar de opdrachtgever als naar de door ons ingezette interim-manager. De rolverdeling die in dit geval bestaat, is ook een comfortabele, zowel opdrachtgever als interim-manager kunnen erop vertrouwen dat het bureau de richting, omvang en inhoud van de opdracht managet. Zij kunnen zich concentreren op kwalitatieve uitvoering hiervan.
Wellicht is het voorgaande herkenbaar en hebben goede en minder goede ervaringen je wijzer gemaakt of tenminste aan het denken gezet. Wij spreken je graag hierover. Zo kunnen we ervaringen delen en van elkaar leren.